Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать:
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым части второй настоящей статьи, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет электронный документооборот либо принял решение о введении электронного документооборота, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые в соответствии с частями пятой и шестой настоящей статьи не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться в электронной форме.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Комментарий к Статье 22.2 ТК РФ
Статья 22.2 Трудового кодекса РФ рассматривает процедуру введения электронного документооборота и приема на работу у тех работодателей, которые используют эту систему.
Владелец предприятия имеет право принимать решение о внедрении электронного документооборота. Внедрение такой системы осуществляется на основе специального локального нормативного акта, который утверждается работодателем с учетом мнения первичной профсоюзной организации. Этот акт содержит следующие пункты:
- Порядок доступа к информационной системе (если требуется).
- Перечень электронных документов и групп работников, к которым будет применяться электронный документооборот.
- Сроки, в течение которых работникам будет объявлено о переходе на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот, а также дата начала этого перехода.
Порядок использования электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения первичной профсоюзной организации. Этот порядок может включать:
Сроки подписания и ознакомления работников с электронными документами в соответствии с их рабочим временем, а также частоту таких действий.
Процедуру проведения инструктажа работников о взаимодействии с электронными документами (по необходимости).
Особые случаи, когда допускается использование бумажных документов (в соответствии с четвертым пунктом данной статьи).
Процедуры взаимодействия между работодателем, представительным органом работников, первичной профсоюзной организацией и комиссией по трудовым спорам (по необходимости).
По истечении установленного срока, указанного в локальном нормативном акте, работодатель уведомляет каждого работника о переходе на взаимодействие с помощью электронного документооборота и предоставляет возможность выразить согласие на это. Переход на электронный документооборот осуществляется на основе письменного согласия работника, за исключением определенных случаев. Отказ от согласия означает отказ от взаимодействия через электронные документы, однако работник может впоследствии изменить свою позицию.
При приеме на работу работодатель обязан уведомить нового сотрудника о внедрении электронного документооборота. Работникам, не выразившим согласие на взаимодействие через электронные документы, предоставляются бумажные документы, связанные с их работой. По согласованию с работодателем, документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса РФ (трудовой договор и т.д.), могут предоставляться в электронной форме. Ознакомление новых сотрудников с документами, указанными в части третьей статьи 68 Трудового кодекса РФ, может также осуществляться в электронной форме.
Работодатель несет ответственность за предоставление электронной подписи (если необходимо) и ее использование. Работник или новый сотрудник может использовать уже имеющуюся у него усиленную квалифицированную электронную подпись.