Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей настоящей статьи.
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России") в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе "Работа в России" обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации);
информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее - информационная система работодателя).
Порядок взаимодействия цифровой платформы "Работа в России" и единого портала государственных и муниципальных услуг в соответствии с положениями настоящей статьи и статьи 22.3 настоящего Кодекса устанавливается Правительством Российской Федерации. Порядок взаимодействия информационной системы работодателя и единого портала государственных и муниципальных услуг в соответствии с положениями настоящей статьи, статьи 22.3 настоящего Кодекса устанавливается Правительством Российской Федерации.
Создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними (далее - взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота) осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования:
цифровой платформы "Работа в России", доступ к которой обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг, при условии применения работодателем цифровой платформы "Работа в России" в целях осуществления электронного документооборота;
информационной системы работодателя в случае ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства.
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Комментарий к Статье 22.1 ТК РФ
Статья 22.1 ТК РФ устанавливает понятие электронного документооборота в контексте трудовых отношений. Под электронным документооборотом понимается процесс создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой, в электронном виде. Он применим к работодателям, работникам и лицам, которые поступают на работу. Электронные документы создаются без дублирования на бумажном носителе, за исключением ситуаций, указанных в этой статье и в статьях 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ.
Эти положения регулируют документы, для которых трудовое законодательство и другие нормативно-правовые акты предусматривают оформление на бумаге и/или ознакомление с ними в письменной форме, включая под роспись. Однако электронный документооборот не применяется к определенным категориям документов, таким как трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и другие, которые подписываются лично работниками.
Для осуществления электронного документооборота работодатель может использовать информационные системы, такие как "Работа в России" - цифровая платформа в сфере трудовых отношений, и собственные информационные системы, которые обеспечивают подписание электронных документов, их хранение и фиксацию факта получения. Взаимодействие цифровой платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя регулируется Правительством Российской Федерации.
Требования к составу и форматам электронных документов определяются федеральными органами исполнительной власти, ответственными за трудовую политику, информационные технологии и архивное дело. Работодатель несет расходы на создание и эксплуатацию информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов.
Статья 22.1 ТК устанавливает основные принципы и условия использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений, а также определяет способы взаимодействия и требования к электронным документам, с целью обеспечения эффективности и соблюдения нормативных требований.